Algumas empresas ou gestores ainda não entendem como a gestão eletrônica de documentos é feita ou como ela poderá ajudar a empresa no controle de toda a documentação, por isso trouxemos 5 ferramentas que te ajudarão a entender o processo e identificar sua importância.
1. Capture
É o software que você usará para capturar documentos físicos, que pode ser feita diretamente de um scanner ou upload de qualquer tipo de arquivo digital (imagens, PDFs, vídeos, áudios, entre outros).
Com o capture você seleciona o processo (por exemplo: Admissão, Registro de Ponto, Férias, etc), define os documentos necessários e preenche os atributos dos mesmos, faz a captura, associa as imagens e finaliza.
Após concluir o procedimento, os documentos serão armazenados de forma digital padronizada, dispensando o uso ou armazenamento de cópias físicas de documentos, reduzindo a necessidade de espaço físico em até 85%.
2. Search
Este é o portal de pesquisa, onde todos os documentos armazenados podem ser encontrados com rapidez e precisão. Com o Search você pode consultar documentos filtrando-os por processo, documento ou atributo, além disso os documentos podem ser compartilhados via e-mail, impressos diretamente pelo portal ou até mesmo fazer download.
3. Security
O módulo de segurança construído a nível bancário te oferece uma série de possibilidades de controle de permissões. Através dele você define níveis de acesso, perfil dos usuários e respectivas permissões.
4. Analytics
Com o módulo Analytics você obtém uma variedade de relatórios gráficos pertinentes ao seu negócio, que apresentam diagnósticos sobre a situação do seu acervo digital de documentos, por exemplo, a conformidade dos processos, a performance dos usuários, informações de armazenamento e muito mais.
5. Integrate
Toda a informação é tratada em ambiente transacional em banco de dados relacional (ORACLE), além disso nenhum documento ou informação são perdidos. Os documentos ficam estruturados de forma segura, sem riscos de vírus ou cache local de informação e você ainda tem a possibilidade de armazenar conteúdo criptografado.
Agora que você já entendeu como funcionam as ferramentas do sistema GED PAPEROFF, basta entrar em nosso site www.paperoff.com.br e solicitar um teste grátis para aproveitar todas as ferramentas envolvidas neste processo.
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