A gestão de documentos é algo que está presente no dia-a-dia de toda empresa, independente da sua área de atuação, todo processo exige uma documentação relacionada, por isso queremos saber se você já reparou como a documentação pode impactar nos processos internos da sua empresa?

O método tradicional de gerenciar documentos fisicamente não só é ultrapassado, como também pode gerar uma série de complicações para a empresa, sem falar nos altos custos de armazenamento, contratação de terceiros para viabilizar o envio de documentos, a demanda de tempo e pessoas necessárias para fazer esse controle, etc.

Por isso, separamos aqui 5 motivos para você aplicar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa e começar a ter mais segurança, autonomia e conformidade nos processos.

Leia também: Conceito: Qual a diferença entre ECM e GED?

 

  1. Retorno do Investimento
    O modelo de cobrança software as a service (SaaS), livra as organizações dos altíssimos custos com licenças e grandes projetos, implantações de longa duração e treinamentos excessivos, oferecendo retorno do investimento praticamente imediato.

    Com a ferramenta Capture, a empresa passa a fazer a digitalização dos documentos reduzindo pelo menos 45% de custos com impressões e cópias. Ainda é possível diminuir 70% do armazenamento físico necessário e custos relacionados (por exemplo: espaço/m², prateleiras e terceiros).

  2. Maior controle gerencial
    Digitalizar documentos também significa padronizar esse processo, o que permite identificar pendências e desempenho através de relatórios emitidos pelos próprios softwares de Gestão Eletrônica (GED), chega de perder prazos ou informações importantes. Além disso o armazenamento é feito de forma segura e os documentos em alta qualidade são mantidos em bancos de dados, impedindo perdas e fraudes.

  3. Mais produtividade
    Implantar o sistema ECM em sua empresa, significa otimizar o tempo da equipe de Recursos Humanos em até 65%, além da auto-organização que o sistema faz de modo automático, permitindo pesquisar documentos de forma muito mais rápida e eficiente.

  4. Auditoria & Fiscalização
    Com o gerenciamento digital, você poderá verificar com mais facilidade e eficiência o desempenho das atividades desenvolvidas na empresa ou setores. Com essa estruturação, todo o processo de fiscalização será mais ágil garantindo mais segurança. E toda a documentação terá disponibilidade necessária para a execução de auditorias, o que reduz bruscamente a necessidade de envio de documentos à matriz e custos com motoboy, malotes ou courrier.

  5. Sustentabilidade
    Uma pauta muito importante para empresas de todos os setores hoje em dia, é a prática sustentável que as mesmas aplicam em seus processos. A digitalização de documentos é uma dessas soluções, pois faz economia de um alto volume de recursos auxiliando as empresas na redução de papel, arquivo morto e até mesmo pessoal específico.

Leia também: 5 Passos para economizar recursos corporativos

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