Quando pensamos em gestão de documentos, automaticamente imaginamos grandes armazéns cheios de caixas e na quantidade de tempo e pessoas disponíveis necessárias para organizá-las, ou por exemplo, em quanto tempo encontraria algum conteúdo específico.

Mas apesar de estarmos adaptados a esse estilo “tradicional” de gerenciamento de documentos, vale considerar que cada empresa e/ou segmento tem suas particularidades, mas todas podem adquirir os mesmos benefícios em prol do desenvolvimento progressivo do negócio.

Então selecionamos 7 dicas que facilitarão sua vida no momento de gerenciar todo o conteúdo empresarial com o sistema ECM da PAPEROFF, beneficiando você, sua equipe e toda a empresa.

  1. Elevando a produtividade
    Dedique o tempo de seus colaboradores a atividades que demandam maior desempenho e atenção. Padronize e estruture corretamente seus processos através do PAPEROFF para ganhar mais agilidade no andamento das tarefas.
  2. Simplificando processos
    Integre seus sistemas internos ao PAPEROFF, pois assim as informações serão cada vez mais efetivas, oferecendo maior agilidade no que diz respeito a criação, organização, publicação e compartilhamento de informações, documentos e conteúdo.
    Um exemplo claro e objetivo de como seus processos estarão simplificados, é na admissão de colaboradores que não demandará cópias de documentos. O colaborador entregará os documentos originais na primeira etapa do processo (evitando fraudes e garantindo legibilidade dos documentos), sendo estes digitalizados e apenas os documentos assinados serão armazenados.
  3. Reduzindo custos
    Economize seus recursos com uma drástica queda no número de cópias e impressões, além de reduzir o tráfego físico de documentos, custos de armazenamento, malotes, arquivo morto, courrier, postagens e demais custos relacionados.
  4. Ganhando autonomia
    Dê mais praticidade à rotina de trabalho dos colaboradores, o PAPEROFF oferece orientações e treinamentos prévios a operacionalização, para que todos estejam preparados para que as informações contidas no ciclo de vida da empresa sejam criadas, gerenciadas, organizadas, publicadas e compartilhadas sem terceirização. Todo o conteúdo referente aos processos internos estarão apenas sob autonomia da empresa.
  5. Atingindo alto nível de segurança
    Utilize os diferentes níveis de acesso ao conteúdo para ter maior controle sobre quem os gerencia, evitando assim perdas e danos de documentos, você também pode rastrear qualquer modificação ou edição de conteúdo.
    Com segurança a nível financeiro, você determina os perfis dos usuários por categoria e seus respectivos níveis de acesso (Permissivo ou Restritivo) no momento de disponibilizar as informações, seja para visualização, edição, publicação, etc.
  6. Melhorando o desempenho do negócio
    Personalize relatórios com informações que te darão um diagnóstico pertinente sobre o desempenho do negócio e use-os para analisar estrategicamente os procedimentos ideais para estar em constante evolução. Analise também a conformidade dos processos e a performance dos usuários. Garanta que todos os procedimentos internos estejam sendo feitos com máximo desempenho em busca de mais resultado.
  7. Não deixe para depois
    Optar pela implantação do sistema ECM, significa que você entende a importância das informações e como elas têm um papel essencial para o desenvolvimento do seu negócio. Identifique todos os problemas da empresa e contate nossa equipe especializada para auxiliá-los desde o mapeamento das suas necessidades, até a operacionalização. Não deixe para depois, você certamente está pronto para adquirir benefícios, economizar recursos e evoluir progressivamente!

Essas foram as 7 dicas de como gerenciar seu conteúdo de um modo correto e seguro. O sistema ECM da PAPEROFF te permite gerar maior receita em menor tempo, com toda a economia financeira e a otimização dos processos.

Você pode solicitar agora mesmo uma demo gratuita através do nosso site para operacionalizar o sistema em sua empresa e compreender esses e muitos outros benefícios do PAPEROFF: www.paperoff.com.br