A alta demanda documental nas instituições de ensino implica em diversas obrigações e compromissos legais que envolvem uma série de normas para atender aos requisitos estabelecidos pelo Ministério da Educação.

Sejam instituições públicas ou privadas, todas precisam estar em conformidade à essas normas atendendo aos procedimentos estabelecidos, sendo assim, esses requisitos somados às normas internas das próprias instituições resultam em uma série de documentação, que exigem profissionais capacitados e qualificados para fazer esse manuseio de forma correta, atendendo à todas as exigências legais e cumprindo os prazos devidamente. Para isso, é necessário que todos os documentos sejam organizados com bastante eficiência.

Sem os devidos cuidados e principalmente os recursos tecnológicos certos, o trabalho de gerenciar a documentação de milhares de alunos e ainda atender aos prazos estabelecidos pelo MEC, tornam-se constantemente mais complexos.

Por este motivo, desde 2016, o MEC passou a avaliar o IES com base na digitalização de documentos, um pleno incentivo para que as instituições de ensino passem a gerenciar seus documentos digitalmente, mantendo-os “permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda”.

A implantação do sistema ECM em Instituições de Ensino possibilita a produção, gestão, publicação e distribuição de informações, tais como prontuários, certificação acadêmica, provas, históricos, material didático e muito mais.

A avaliação do MEC através da digitalização de documentos resulta no impacto direto nos conceitos atribuídos às IES no Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior, que mede a qualidade do ensino no país.

Com o PAPEROFF todos os documentos poderão ser gerenciados, visualizados, editados e compartilhados com rapidez e segurança. Por exemplo, toda a informação e documentação contida no processo de matrícula dos alunos estará padronizada em ambiente digital, o que reduz a quantidade de cópias e impressões, o armazenamento de documentos físicos, arquivo morto, material de escritório e muito mais. Isto é, uma redução de custos e uma grande otimização nos processos, que também implica em uma brusca redução de tempo dos profissionais responsáveis, oferecendo mais autonomia e inviabilizando altos custos com o não cumprimento dos prazos.

Além disso, os alunos poderão fazer matrículas online, acessar documentação, provas, materiais didáticos e muito mais, tudo via web, o que garante maior controle e facilidade para todos os envolvidos nos processos institucionais.

Assim as instituições estarão sempre preparadas para a Comissão de Fiscalização do MEC, e terão maior agilidade no gerenciamento dos documentos da Secretaria.

Ou seja, todos os processos poderão ser facilmente controlados e auditados, além de obter informações seguras, atender prazos e ter maior agilidade de atendimento, um processo fundamental para manter as melhores práticas no ambiente de ensino.