Atualmente a rotatividade de pessoal (ou turnover) se faz presente dentro de muitas empresas e organizações, isso pode acontecer por diversos motivos e causas. Os colaboradores podem estar em busca de novas oportunidades, descontentes com alguma política da empresa ou até mesmo desmotivados. Já as empresas podem estar em busca de novas tecnologias, profissionais mais capacitados ou buscando inovar o processo funcional.
Independente das motivações, essa rotatividade pode implicar em uma série de processos dentro da empresa, por exemplo, a admissão de novos colaboradores.
O setor de Recursos Humanos, fica responsável por todo esse processo de admissão e demissão de funcionários, mas que impacto isso pode gerar para o setor e para a organização?
Por exemplo, você sabia que um trabalhador comum ao ser admitido em uma empresa gera uma média de 30 documentos? E se considerarmos os documentos dos dependentes (como esposa e filhos), esse número pode chegar a 150 documentos?
A rotatividade de pessoal não é a única atividade dentro das empresas que gera alto volume de documentação, na verdade praticamente todas as atividades dentro de qualquer empresa pode gerar um volume muito grande de documentos, o que dependendo do manuseio/processo de gestão pode ter uma série de impactos e custos.
Esse é um processo de vital importância para as empresas, pois requer muita atenção e pessoal disponível, pela capacidade que tem de gerar certa quantidade de problemas não previstos, como passivos trabalhista, aumento nos custos internos e mais uma série de fatores específicos de acordo com o porte ou segmento de cada empresa ou organização.
Infelizmente o manuseio e armazenamento físico de documentos empresariais ainda é uma prática muito comum, porque algumas empresas não conseguem identificar uma solução para reduzir todos esses problemas com eficiência, ou em alguns casos as empresas optam por manter esse processo retrógrado porque não identificam todos os custos e problemas que ele é capaz de gerar.
Considerando o aumento tecnológico contínuo que vivemos atualmente, o sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos), veio para sustentar e auxiliar as empresas no que diz respeito ao processo da gestão de documentos.
Com a implantação do sistema GED, a empresa não apenas terá controle total sobre os documentos, como elevará o nível de gestão de documentos com uma série de benefícios gerenciais. Além disso, é possível reduzir uma sequência de custos internos, otimizar o tempo da equipe de Recursos Humanos em até 65%, ter facilidade com qualquer tipo de auditoria, reduzir a vulnerabilidade diante de ações trabalhistas, consultar documentos de qualquer lugar, armazená-los de forma segura e centralizada e mais uma série de benefícios que o sistema é capaz de proporcionar para a empresa.
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