A gestão de documentos é algo que está presente no dia-a-dia de toda e qualquer empresa, independente do setor. Seja na admissão/demissão de colaboradores, no ato de compra/venda de matérias-prima, produtos ou contratação de serviços, na emissão de qualquer tipo de comprovante, etc.

Você já reparou como a documentação pode impactar nos processos internos da sua empresa?
Qualquer empresa pode sofrer com a falta de controle no arquivamento e com a má gestão de documentos devido a grande quantidade de papéis, que exigem um manuseio minucioso e ainda assim está sujeito a qualquer tipo de interferência, por exemplo, a perda de informações em cópias que não são suficientemente legíveis, ou o arquivamento incorreto que pode não apenas dificultar, mas também demandar uma quantidade de tempo muito alta para ser encontrado.

Esses são apenas alguns exemplos cotidianos, mas devidas as proporções podem implicar em grandes problemas para empresas de todos os portes.

Essa gestão física de documentos não apenas é retrógrada, como pode dificultar uma série de processos internos e impactar financeiramente nos custos das empresas.

O sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos) traz uma série de tecnologias que permite às empresas fazerem todo o processo de documentação de modo digital.

Modernizar esse processo não apenas te permite ter maior controle sobre toda a documentação da empresa, como também reuni uma série de benefícios para solucionar esses problemas, sejam eles cotidianos ou específicos.

Conheça alguns desses benefícios:

  • Otimização do processo: com pesquisas rápidas e precisas, você ou sua equipe acessa os documentos desejados em poucos instantes de qualquer lugar.
  • Redução de arquivo físico: todos os documentos estarão armazenados em um banco de dados seguro e padronizado que apenas os usuários da sua empresa terão acesso.
  • Documentos legíveis: o escaneamento dos documentos traz cópias realmente fiéis, com informações legíveis de alta qualidade.
  • Redução de custos: fazer a gestão de documentos de modo eletrônico também torna esse processo sustentável dentro da empresa, além da redução de custos internos com materiais de escritório (papéis, clipes, grampos, prateleiras, pastas, etc), aluguel de espaços para armazenagem, malotes, etc.
  • Menor vulnerabilidade em ações trabalhistas: ter esse controle registrado e de fácil acesso, também implica em uma alta redução com passivos trabalhista, pois a empresa terá maior controle com documentação, registro de ponto e demais atividades dentro do setor de Recursos Humanos.

Atualmente, muitas empresas encaram essas dificuldades, mas continuam com o mesmo processo retrógrado sujeitos a novos grandes problemas de curto ou longo prazo.

Para resolver essa situação de documentação e otimizar os processos da empresa, o ideal é fazer a implantação do sistema GED o quanto antes, relatar a um especialista todos os problemas enfrentados no decorrer do tempo para que ele aplique a solução a fim de evitar problemas futuros ou a permanência dos mesmos.

O PAPEROFF é uma plataforma completa para fazer o gerenciamento e a organização de documentos empresariais de modo eletrônico. Fazemos a implantação e o mapeamento completo do sistema, com treinamentos específicos e eficientes.

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