Você já reparou que um dos maiores dilemas enfrentados pelos departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia ainda é o controle do grande volume de documentos?

Qualquer processo e/ou causa jurídica, naturalmente, envolve uma grande demanda de documentos e provas de vital importância para sua resolução, algo que no caso de não possuir a devida atenção pode implicar em perda/atraso de prazos, extravio de documento, falta de controle, altos custos com armazenamento, multas, etc.

O que acontece, é que ainda há o hábito retrógrado de gerenciar conteúdo fisicamente, mas vale considerar que a falta de controle no arquivamento e/ou a má gestão de documentos devido a grande quantidade, podem interferir bastante nos procedimentos cotidianos, além dos impactos citados, por isso exigem um manuseio minucioso e ainda assim está sujeito a sofrer diversas inconsistências no meio do caminho.

  • Exemplificando: quando vemos uma série de advocacia na televisão, é estritamente notável a quantidade de documentos que um escritório precisa gerenciar (entre processos, documentos de clientes, contratos, provas, informações e conteúdos no geral) e quando surge um novo “caso” as pessoas precisam disponibilizar uma grande quantidade de tempo para encontrar um documento ou uma informação específica, o que pode prejudicar bastante o andamento das atividades diárias dos colaboradores e ter impactos negativos sobre o “caso” dependendo da urgência.

A gestão física de documentos é um processo habitual, mas que pode dificultar os processos internos e impactar negativamente nos custos da empresa.

Outro exemplo é a perda de informações em cópias que não são suficientemente legíveis ou degradam-se com o tempo, pois se tratando do setor jurídico, há uma exigência para que o documento permaneça guardado por um longo período. Ou até mesmo o arquivamento incorreto que pode não apenas dificultar, mas também demandar uma quantidade de tempo muito alta para ser encontrado quando necessário.

Agora, partindo para a resolução desses problemas, imagine se este escritório de advocacia fizesse a gestão eletrônica de conteúdo, com poucos cliques e em poucos instantes, toda a informação necessária seria encontrada, isto é: a gestão, publicação e distribuição dessas informações seria muito mais rápida e efetiva, pois ocorreria de forma digital, mantendo a segurança dos dados do documento sem demandar espaço físico para o armazenamento.

Toda a criação, gestão, edição e publicação do conteúdo parte a ser feita digitalmente, podendo ser compartilhada diretamente através do sistema ECM/GED.

Além disso, todo o conteúdo estará muito mais seguro, com armazenamento em nuvem, sem riscos de vírus e ainda se torna possível rastrear qualquer edição realizada nos documentos.

É fato que com o sistema ECM da PAPEROFF manter a integridade das informações, a legibilidade de todo o conteúdo e nunca mais perder prazos ou causas por falta ou extravio de documentos legais exigidos pelo juiz, se torna uma realidade a partir de sua implantação.

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