O modo como as empresas gerenciam seus documentos pode ser decisivo no momento de solucionar problemas internos e até mesmo evitá-los.
É importante que os gestores entendam a importância que os documentos têm sobre uma empresa, afinal todos os processos dependem de algum tipo de documento para ser iniciado e concluído; seja no processo de compra e venda, aquisição, parceria, contratação, desligamento, apoio etc.
A gestão documental, quando feita corretamente, implica em uma série de benefícios que só dizem respeito ao desenvolvimento da empresa. Mas é possível ter todo esse controle, quando existe um volume muito grande de documentos envolvidos nos processos corporativos?
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Gerenciar documentos fisicamente é, na verdade, um grande desafio para empresas além de gerar altos custos com armazenamento, malotes, materiais de escritório e afins, tal como um enorme causador de erros e falhas que interferem em todos os processos da empresa, inclusive no crescimento da mesma. Afinal, quem nunca perdeu prazos porque não encontrou um documento/informação específica e acabou tendo gastos não previstos por isso? Ou precisou deixar algumas atividades de lado para redirecionar seu tempo em busca de documentos? Até mesmo não identificou alterações em documentos que foram prejudiciais para o andamento das atividades?
A gestão eletrônica de conteúdo (também conhecida como sistema ECM) é uma ferramenta extremamente minuciosa e eficaz para proporcionar às empresas toda a autonomia e controle necessário no que diz respeito à informação corporativa.
Já pensou fazer a contratação de funcionários sem precisar de cópias? Isso representa um espaço mínimo para armazenar apenas documentos assinados. Uma queda brusca na quantidade de cópias e impressões.
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Em casos mais específicos, você poderá, por exemplo, enviar faturas automaticamente aos seus clientes. Isso significa otimizar processos e reduzir tempo em determinadas atividades.
Agora, imagine encontrar qualquer informação sentado na sua mesa, em poucos instantes com apenas alguns cliques? E se você recebesse notificações de datas para não perder prazos de contas, emissão/entrega de documentos etc? Já pensou identificar toda e qualquer alteração feita em um documento e até mesmo o responsável por tal? Será que é possível sincronizar informações em um só lugar para evitar falhas de comunicação interna?
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Com processos totalmente transparentes e autônomos, as corporações podem adquirir muito mais controle e progresso sobre seus processos.
Pensando em praticidade, com o sistema ECM as empresas podem ter diagnóstico real e pertinente ao seu negócio, com informações estratégicas que auxiliam no seu desempenho e crescimento.
Outro ponto importante que vale ressaltar, é a prática usual do trabalho colaborativo que o sistema proporciona, pois todo o conteúdo armazenado terá alto grau de disponibilidade, evitando conflito de informação, e-mails com conteúdo anexo, troca de informações muito demoradas e muito mais.
Uma série de possibilidades que beneficiam a empresa estão disponíveis em apenas um sistema, que requer um investimento muito baixo quando comparado a todos os gastos excessivos que a gestão de documentos físicos exige.
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É de extrema relevância ter todos os processos padronizados e ainda conseguir analisar a conformidade dos mesmos, a performance dos usuários e alterar permissões de acesso de acordo com o perfil do colaborador.
É com simplicidade de processos, autonomia interna e muita segurança que as empresas conseguirão se concentrar mais atentamente em seus objetivos, reduzindo em grandes níveis preocupações com atividades que na verdade podem se tornar rápidas e efetivas.
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