O termo Workflow traduzido para o português significa “Fluxo de Trabalho” e, seu conceito implica em uma série de tecnologia que visam melhorar o desempenho operacional dentro das empresas.
Sua principal função é automatizar os processos de uma organização, definindo a sincronia da comunicação e da troca de informações nos procedimentos cotidianos da empresa, inviabilizando uma série de problemas.
O objetivo do workflow é intermediar os processos de forma sistemática, inicialmente planejadas e, controladas durante a execução, otimizando continuamente o fluxo de trabalho dentro da empresa. Entenda como:
Exemplo: O cliente de uma agência de publicidade solicitou um catálogo para o lançamento de uma nova categoria de produtos. O processo para atender a essa demanda consiste resumidamente nas seguintes etapas:
- 1. Atendimento: onde o cliente dá todas as informações necessárias para a produção do material na montagem de um briefing;
- 2. Criação: definição da arte para o catálogo através do briefing;
- 3. Produção: é o momento dos designers colocarem a mão na massa para produzir o material;
- 4. Aprovação: aqui o cliente avalia se o material está de acordo com suas expectativas e faz a aprovação;
- 5. Finalização: este é o momento em que a arte é enviada à gráfica para impressão.
Como o desenvolvimento de um simples catálogo depende de várias equipes e é repassado para vários responsáveis durante o processo, muitas vezes pode acontecer uma falha de comunicação entre eles, capaz de impactar negativamente o desempenho da atividade.
Então o Workflow age exatamente entre um processo e outro. Ele irá automatizar os cinco passos (desde a solicitação do cliente, até a entrega do material), de modo que o próximo passo só pode ser executado, após o anterior a ele ter sido concluído corretamente.
Dessa forma, todos os envolvidos no desenvolvimento poderão acompanhar passo a passo do que foi executado, do que está em andamento e o que já foi concluído.
Mas este foi apenas um exemplo simples, de fácil compreensão. Imagine agora, nas grandes organizações, onde uma única demanda deve passar por dezenas de pessoas e processos antes da conclusão?
Se a empresa não tiver o controle do que está sendo efetivamente executado e não conseguir acompanhar o andamento de atividades normalmente complexas, muitos problemas podem prejudicar a entrega do que está sendo desenvolvido.
Isto é, incorporar um sistema que permita a automatização dos processos de negócio é extremamente importante para qualquer empresa que vise mais resultado e maior controle (algo que normalmente se aplica inteiramente à qualquer negócio).
Para um exemplo sucinto de como dar início a implantação de um sistema de Workflow ao dia a dia operacional, podemos utilizar o ciclo de gestão PDCA (Plan – Do – Check – Act, ou seja: Planejar, Executar, Checar e Agir).
Isto é:
- 1. Antes de iniciar a implantação do workflow, é necessário planejar como a solução deve ser aplicada na operacionalização.
- 2. Após um planejamento minucioso, é o momento de executar a implantação do sistema, adequado para o seus processos;
- 3. Em seguida, é necessário checar se existem brechas no serviço que será aplicado. É importante verificar todos os passos, mensurar metas e definir os resultados que serão obtidos;
- 4. Depois de aplicar as devidas ações corretivas, é hora de agir e automatizar os processos. Mas vale ressaltar que, tratando-se de um ciclo, o serviço está continuamente sujeito a mudanças, melhorias e/ou aplicação de novas ferramentas.
É claro que este ciclo de gestão não se aplica individualmente a um sistema Workflow, na realidade, é necessário a utilização deste ciclo para qualquer serviço de terceiros contratados pela empresa, afinal é através dele que se identifica todas as necessidades a serem supridas e, especialmente, o resultados que serão alcançados.
Além disso, é importante avaliar a contratação de sistemas completos e que sejam facilmente integrados aos demais sistemas utilizados internamente, afinal o maior objetivo é a praticidade.
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O sistema ECM da PAPEROFF têm como objetivo viabilizar o controle de todo o conteúdo e documento corporativo, além de estimular o trabalho colaborativo de forma contínua. Um trabalho em constante evolução, que utiliza do Workflow e ainda é totalmente possível integrá-lo com qualquer outro sistema interno. Isso gera um melhor desempenho no que diz respeito às atividades operacionais, a comunicação e ao conteúdo corporativo, pois visa manter todas as informações no mesmo lugar, evitando uma série de erros e custos que muitas empresas estão sujeitas a arcar quando não existe conexão entre todos os processos.
